Cách in tem phụ sản phẩm đúng kỹ thuật

Sau khi chốt nội dung cho tem phụ, bạn vẫn cần quyết định đúng vật liệu, quy cách, công nghệ in và kiểu gia công để tem bền, dễ dán và tránh in lại cả lô. Bài viết này dành cho người chuẩn bị đặt in hoặc tự in tem phụ, giúp bạn chọn loại decal phù hợp với môi trường sản phẩm tiếp xúc, từ nhiệt độ, độ ẩm đến ma sát và dầu mỡ.

Nội dung đi qua bảy khâu thực tế tại xưởng: chốt thông số, chọn chất liệu, chuẩn file và dàn khổ, chọn công nghệ in, gia công, kiểm tra–dán tem và phương án tự in tại kho. Bạn cũng sẽ hiểu các yếu tố tạo nên đơn giá của mỗi con tem và nhận biết 5 lỗi kỹ thuật thường khiến cả lô phải in lại.

Cần chốt gì trước khi in tem phụ sản phẩm?

Trước khi in cần chốt bốn thứ: kích thước tem, số lượng in, chất liệu decal, và môi trường mà sản phẩm sẽ đi qua. Bốn thông số này ràng buộc lẫn nhau, nên nếu chốt sai một cái thì phải làm lại từ đầu.

Kích thước tem cần được xác định dựa trên vùng trống trên bao bì, không nên chọn theo cảm tính. Trước tiên, tìm phần bề mặt còn trống, sau đó trừ đi khu vực đang chứa nội dung bắt buộc của nhãn gốc. Phần diện tích còn lại mới là vùng có thể dán tem. Vì tem phụ không được che khuất nội dung bắt buộc trên nhãn gốc, kích thước tem thực tế luôn nhỏ hơn so với phần mặt bao bì bạn nhìn thấy.

Chiều cao tem phụ thuộc vào cỡ chữ và số dòng nội dung. Nội dung bắt buộc phải đáp ứng cỡ chữ tối thiểu 0,9 mm, vì vậy bạn có thể ước tính chiều cao tem bằng cách lấy số dòng cần in, nhân với 0,9 mm rồi cộng thêm khoảng cách giữa các dòng. Nếu tem thấp hơn mức này, chữ sẽ không đủ kích thước theo yêu cầu và file có thể cần được chỉnh lại. Vì vậy, hãy chốt nội dung tem trước rồi mới đo và tính kích thước, thay vì làm ngược lại.

Số lượng cần in nên được chốt trước vì con số này quyết định công nghệ in ở phần sau và bậc đơn giá ở cuối bài. Nếu chưa biết mình cần bao nhiêu tem mà đã hỏi giá, báo giá nhận được có thể chênh lệch so với đơn hàng thực tế.

Thông số cuối cùng cần chốt là môi trường sản phẩm sẽ trải qua, chẳng hạn kho lạnh, môi trường ẩm, thường xuyên bị khách cầm nắm hoặc nằm trên kệ trong nhiều tháng. Những điều kiện này sẽ là cơ sở để lựa chọn vật liệu và kiểu gia công phù hợp trong phần tiếp theo.

Chọn chất liệu decal theo môi trường sản phẩm

Chọn decal theo môi trường sản phẩm sẽ trải qua, không nên chọn chỉ dựa vào giá. Hàng khô, bán nhanh có thể dùng decal giấy; còn hàng ẩm, hàng lạnh hoặc sản phẩm đựng trong chai lọ nên ưu tiên decal nhựa để tem bền hơn.

Decal là vật liệu in có sẵn lớp keo ở mặt sau, in xong có thể bóc dán trực tiếp lên sản phẩm. Loại decal phù hợp phụ thuộc vào 3 yếu tố chính: độ ẩm và nhiệt độ nơi bảo quản, bề mặt dán phẳng hay cong, và thời gian sản phẩm nằm trên kệ. Năm chất liệu dưới đây được sắp xếp theo mức độ chuyên biệt tăng dần, giúp bạn đối chiếu từng yếu tố với nhu cầu thực tế để chọn phương án phù hợp cho lô hàng.

Chọn xong nền tem, bạn cần cân nhắc thêm cán màng, tức là phủ một lớp màng nhựa mỏng lên bề mặt in để giữ màu và hạn chế trầy xước. Ba trường hợp nên cán là hàng vận chuyển đường dài, hàng nằm trên kệ nhiều tháng và sản phẩm thường xuyên được khách cầm xem. Ngược lại, có thể bỏ qua nếu hàng bán hết trong vài tuần hoặc bao bì đã có lớp màng bảo vệ bên ngoài, vì việc cán màng sẽ phát sinh thêm chi phí cho mỗi tờ. Dù dùng loại nền nào, chữ vẫn phải có độ tương phản rõ để đọc được bằng mắt thường; tiêu chí chọn vật liệu vẫn là môi trường sản phẩm trải qua, không phải đơn giá. Chốt chất liệu xong, bước tiếp theo là đưa thiết kế lên đúng khổ vật liệu.

Chuẩn file thiết kế và dàn tem lên khổ in

File gửi xưởng cần dùng hệ màu CMYK, định dạng PDF hoặc AI, có chừa tràn lề và được dàn nhiều tem trên cùng một khổ in. Xưởng sẽ in toàn bộ tờ vật liệu trước, sau đó bế tách thành từng tem theo khuôn.

Hệ màu cần được kiểm tra đầu tiên vì nếu sai, màu in thực tế có thể lệch đáng kể so với file trên màn hình. CMYK là hệ màu dùng trong in ấn, còn RGB chủ yếu dùng để hiển thị trên màn hình. Vì vậy, file gửi xưởng nên chuyển sang CMYK và lưu ở định dạng PDF hoặc AI.

Tràn lề là kéo nền màu vượt ra ngoài đường bế một khoảng nhỏ, giúp mép tem không lộ viền trắng nếu dao bế lệch vài phần mười milimet. Ngược lại, chữ và các chi tiết quan trọng cần lùi vào trong đường bế, tránh đặt sát mép khiến dao có thể cắt phạm vào nội dung.

Phần ít người ngoài nghề hình dung được là khâu dàn khổ. Xưởng không in từng con tem riêng lẻ mà xếp nhiều tem lên một tờ decal khổ lớn, in cùng lúc rồi bế, tức là cắt theo biên dạng khuôn, để tách từng tem. Với khổ decal 32 × 35 cm, một tờ có thể dàn 97 tem theo kích thước đang chạy tại xưởng. Con số này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, bởi tiền in được tính theo tờ thay vì từng tem. Tem càng nhỏ, số lượng dàn trên mỗi tờ càng nhiều và chi phí phân bổ cho từng tem càng giảm.

Bạn có thể gửi file thiết kế một con tem để xưởng hỗ trợ dàn khổ. Nếu tự dàn, hãy gửi file đã bình sẵn và kèm đường bế. Khi file đã đúng quy cách, bước tiếp theo là chọn công nghệ in phù hợp với số lượng cần in.

In kỹ thuật số hay in offset cho tem phụ?

Số lượng là yếu tố quyết định công nghệ in. Lô nhỏ hoặc cần gấp thường phù hợp với in kỹ thuật số vì không phải làm bản kẽm, còn lô lớn có thể chọn in offset để chi phí bản kẽm được phân bổ trên nhiều tem, từ đó giảm chi phí mỗi tem.

In kỹ thuật số là phương pháp in trực tiếp từ file, không cần chế tạo bản in nên chi phí khởi tạo thấp. Nhờ đó, lô 50 tem vẫn có thể in được, mỗi mã sản phẩm có thể dùng một mẫu riêng và thời gian nhận tem thường nhanh hơn.

In dưới 100 tem vì thế vẫn hoàn toàn khả thi, không có ngưỡng tối thiểu bắt buộc về mặt kỹ thuật. Điều cần cân nhắc là đơn giá mỗi tem ở bậc số lượng nhỏ, chứ không phải việc xưởng có nhận đơn hay không.

In offset có quy trình khác với in kỹ thuật số vì máy phải sử dụng bản kẽm, tức tấm kim loại mang hình ảnh cần in và được chế tạo riêng cho từng mẫu. Mực từ bản kẽm truyền qua trục cao su rồi mới lên vật liệu, giúp màu in ổn định và đồng đều hơn khi chạy số lượng lớn. Vì chi phí làm bản kẽm là khoản cố định và được phân bổ theo số lượng, in offset chỉ bắt đầu có lợi khi đơn hàng đạt một mức nhất định.

Có ba yếu tố giúp bạn chọn công nghệ in mà không cần nhớ một ngưỡng cố định gồm số lượng tem, số mẫu khác nhau và thời gian cần hàng. Lô nhỏ, nhiều mẫu hoặc cần gấp thì chọn in kỹ thuật số; lô lớn, ít mẫu và có thời gian chờ thì nên hỏi xưởng về phương án in offset. Chọn xong công nghệ in, tem vẫn còn nằm trên cả tờ vật liệu. Độ bền và cách tách từng tem ra khỏi tờ sẽ được quyết định ở khâu gia công sau đó.

Gia công sau in: cán màng, bế và cắt xén

Gia công sau in là nhóm bước hoàn thiện giúp tem có độ bền và quy cách thành phẩm phù hợp, gồm cán màng để bảo vệ bề mặt, bế để tách từng tem theo hình dạng khuôn và cắt xén để chia tờ lớn thành các phần nhỏ hơn.

Khâu có thể làm chi phí thay đổi nhiều nhất là bế, với hai kiểu phổ biến. Bế thẳng cắt theo đường thẳng, phù hợp với tem hình chữ nhật hoặc hình vuông. Bế theo hình dùng khuôn cắt theo đường bao bất kỳ, chẳng hạn bo góc, hình tròn hoặc hình theo logo.

Chi phí giữa hai kiểu bế có sự chênh lệch ở mọi bậc số lượng. Với bậc 81–150 tờ khổ 32 × 35 cm, bế theo hình là 4.000 VNĐ/tờ, trong khi bế thẳng là 2.800 VNĐ/tờ.

Mật độ tem trên mỗi tờ còn ảnh hưởng đến đơn giá bế thông qua một hệ số điều chỉnh. Tờ có trên 100 tem thì đơn giá bế nhân 1,3; tờ có từ 12 tem trở xuống thì nhân 0,8. Mật độ càng cao, dao bế phải chạy nhiều đường hơn và máy mất nhiều thời gian hơn. Vì vậy, tem càng nhỏ chưa chắc chi phí tính theo từng con sẽ càng thấp.

Cắt xén là khâu chia tờ in lớn thành các phần nhỏ hơn trước hoặc sau khi bế và thường được tính theo lô. Với tem dán trên bao bì phẳng, không yêu cầu hình dạng đặc biệt, bế thẳng là đủ và tiết kiệm hơn. Chỉ nên chọn bế theo hình khi biên dạng tem thực sự là yêu cầu của sản phẩm. Tem đã thành từng con nhưng vẫn chưa nên chạy hết cả lô ngay.

Kiểm tra tem mẫu và dán lên sản phẩm

Bạn nên in thử một tem mẫu, dán lên đúng sản phẩm rồi đọc lại toàn bộ nội dung ở khoảng cách sử dụng thực tế trước khi chạy cả lô. Chỉ một lỗi chính tả cũng có thể khiến bạn phải in lại toàn bộ.

Tem mẫu cần kiểm tra 3 điểm mà màn hình không thể hiện chính xác, gồm chữ có đọc rõ ở kích thước thật không, màu in thực tế có lệch so với file không và lớp keo có bám chắc trên đúng bề mặt sản phẩm không.

Tem được dán trực tiếp trên hàng hóa hoặc bao bì bán lẻ, nhưng không được che khuất các nội dung bắt buộc trên nhãn gốc. Vị trí dán cụ thể và các trường hợp cần lưu ý được trình bày trong bài riêng.

Độ bám của tem phụ thuộc vào bề mặt nhiều hơn là loại keo. Bề mặt cần sạch và khô, vì dầu, bụi, hơi nước hoặc bề mặt gồ ghề đều có thể khiến tem bong trong quá trình vận chuyển. Chai lọ vừa lấy ra khỏi kho lạnh nên để hết đọng nước rồi mới dán được.

Khi dán, miết từ giữa ra hai mép để đẩy hết bọt khí và giúp tem bám đều hơn. Nếu dán lệch rồi bóc ra dán lại, lớp keo đã suy giảm độ bám nên bỏ con tem đó sẽ an toàn hơn việc để tem bong khi sản phẩm đã lên kệ. Bạn cũng nên giữ lại một phần tem của mỗi lô để thay thế những con bị bong trong quá trình bày bán.

Sáu khâu từ in thử tem mẫu đến lưu lại tem dự phòng là quy trình khi đặt in tại xưởng. Nếu muốn tự làm tem ngay tại kho, quy trình sẽ khác và cần chuẩn bị thêm một số thiết bị, vật liệu.

Tự in tem phụ tại kho cần thiết bị và phần mềm gì?

Tự in tem phụ tại kho cần ba thứ gồm máy in tem nhãn khổ nhỏ, phần mềm dàn tem và decal đúng khổ máy hỗ trợ. Máy in để bàn thường dùng decal cuộn thay vì decal tờ rời.

Thiết bị cần dùng là máy in tem nhãn để bàn, chuyên in khổ nhỏ và nạp decal cuộn. Decal cuộn được quấn quanh lõi thành cuộn, khác với decal tờ rời đã cắt sẵn. Trước khi mua máy, cần kiểm tra ba thông số chính gồm khổ in tối đa, độ phân giải và loại decal máy hỗ trợ.

Phần mềm cần đáp ứng hai việc là dàn nội dung tem đúng kích thước và xuất lệnh in cho máy. Có các phần mềm chuyên dụng cho in tem nhãn, trong khi những công cụ thiết kế thông dụng vẫn có thể dùng cho các mẫu tem đơn giản.

Vật tư là điểm khác biệt rõ nhất giữa tự in tại kho và đặt in tại xưởng. Xưởng thường chạy decal tờ khổ lớn, còn máy in để bàn dùng decal cuộn khổ nhỏ, nên hai cách in này không dùng chung vật liệu.

Máy để bàn có 4 giới hạn cần tính trước khi chọn tự in:

• Decal trong và decal sữa thường không có sẵn ở dạng cuộn phù hợp với khổ máy.
• Không cán màng được nên tem kém bền hơn khi tiếp xúc với độ ẩm và ma sát.
• Không bế theo hình được, tem thường chỉ ra dạng hình chữ nhật.
• Tem nhiều dòng in trên máy có độ phân giải thấp sẽ khó giữ cỡ chữ đủ rõ để đọc.

Tự in phù hợp khi lô nhỏ, nhiều mã sản phẩm, cần tem ngay trong ngày và hàng không đòi hỏi độ bền cao. Còn nếu đặt xưởng, đơn giá mỗi tem được hình thành từ những khoản nào?

Điều gì quyết định giá in một con tem phụ?

Đơn giá mỗi tem được hình thành từ 4 yếu tố gồm chất liệu decal, số tem dàn trên một tờ, kiểu gia công và bậc số lượng. Các khoản chi phí đều được tính theo tờ, sau đó phân bổ cho số tem trên mỗi tờ.

Ba khoản cấu thành đơn giá đều được tính theo tờ, gồm tiền chất liệu, tiền in gia công và tiền bế. Tiền in gia công là chi phí chạy máy cho từng tờ decal. Cộng ba khoản này rồi chia cho số tem dàn trên một tờ sẽ ra đơn giá của mỗi tem. Với khổ 32 × 35 cm, decal giấy là 2.500 VNĐ/tờ, còn decal nhựa là 3.900 VNĐ/tờ.

Số tem trên mỗi tờ tác động đến đơn giá theo hai chiều ngược nhau. Tem càng nhỏ thì càng dàn được nhiều con, giúp chi phí tính trên từng tem giảm. Tuy nhiên, khi vượt 100 tem mỗi tờ, đơn giá bế lại nhân với hệ số 1,3. Hai yếu tố này bù trừ nhau, nên tem siêu nhỏ chưa chắc có đơn giá thấp nhất.

Bậc số lượng lại kéo cả ba khoản chi phí xuống. In gia công decal giấy khổ 32 × 35 cm là 3.276 VNĐ/tờ ở mức 51–100 tờ và giảm còn 1.989 VNĐ/tờ ở mức 501–1.000 tờ. Riêng vật liệu còn được chiết khấu thêm, trên 200 tờ giảm 10% và trên 500 tờ giảm 15%.

Số tem trên mỗi tờ thay đổi theo kích thước tem, nên không có một đơn giá chung cho mọi lô. Bạn cần gửi kích thước tem, số lượng và chất liệu mong muốn để In Siêu Tốc báo giá đúng quy cách của đơn hàng.

Giảm được đơn giá nhưng phải in lại cả lô thì phần chi phí tiết kiệm cũng bị mất đi.

Checklist nghiệm thu một lô tem phụ

Khi nhận cả lô tem, bạn nên kiểm tra bốn nhóm trước khi ký nhận gồm nội dung và phiên bản của từng mã hàng, kích thước, màu và đường bế, độ bám và khả năng đọc, cuối cùng là số lượng và cách phân loại thành phẩm. Khác với bước kiểm tra tem mẫu trước khi in, lần này cần lấy mẫu ở nhiều vị trí trong lô, không chỉ lấy tem ở trên cùng. Tem đầu và cuối tờ có thể có chênh lệch màu.

• Nội dung và phiên bản SKU: Tức là mã riêng của từng sản phẩm. Nên kiểm tra nhóm này trước vì sai nội dung rất khó khắc phục sau khi in. Lô có càng nhiều mã hàng thì nguy cơ nhầm lẫn nội dung càng cao.
• Kích thước, màu và đường bế: Ba yếu tố này quyết định tem có vừa với vị trí dán trên bao bì hay không. Đường bế cắt phạm vào chữ ở mép cũng là lỗi dễ bỏ sót nếu chỉ nhìn tem còn nằm trên tờ.
• Độ bám và khả năng đọc: Cần dán thử tem lên sản phẩm thật để kiểm tra cả hai yếu tố này. Nếu phát hiện lỗi sau khi đã dán cả lô, việc xử lý sẽ tốn nhiều chi phí hơn.
• Số lượng và cách phân loại thành phẩm: Xưởng có thể tính theo tờ, trong khi bạn lại sử dụng theo từng con tem, nên cần thống nhất cách đếm. Cách đóng gói và phân loại cũng phải đúng theo thỏa thuận ban đầu.

Nếu phát hiện lỗi, bạn nên báo lại khi lô hàng vẫn còn nguyên, đồng thời gửi ảnh tem lỗi và số lượng tem bị lỗi để In Siêu Tốc cùng bạn thống nhất cách xử lý. Giữ lại tem mẫu đã duyệt cho đến khi nghiệm thu xong để làm mẫu đối chiếu khi cần.

Mỗi lỗi trong quá trình kiểm tra đều có thể truy ngược lại từ một quyết định cụ thể ở các bước trước.

Lỗi kỹ thuật thường gặp khi in tem phụ

Năm lỗi sau có thể khiến cả lô tem phải in lại, từ chữ nhòe đến tem bong hoặc cong mép khi gặp ẩm.

• Chữ nhòe, đọc không rõ: Nguyên nhân là cỡ chữ sát ngưỡng tối thiểu trên chất liệu bám mực kém hoặc máy in có độ phân giải thấp. Có thể hạn chế bằng cách tính chiều cao tem theo số dòng nội dung và chọn decal giấy khi tem có nhiều chữ nhỏ.
• Màu in lệch so với file: Nguyên nhân thường do file dùng hệ màu RGB. Chuyển sang CMYK trước khi gửi xưởng để màu in bám sát thiết kế hơn.
• Tem bong sau vài ngày: Nguyên nhân là chọn sai chất liệu so với môi trường hoặc dán lên bề mặt còn ẩm, bụi.
• Đường bế lệch làm mất chữ ở mép: Nguyên nhân là file không chừa tràn lề hoặc chữ đặt quá sát đường bế.
• Tem cong mép, phồng rộp khi gặp ẩm: Nguyên nhân là do dùng decal giấy cho hàng ẩm hoặc hàng được bảo quản lạnh.

Câu hỏi thường gặp

In tem phụ dưới 100 con có được không?

Được. In kỹ thuật số không có mức tối thiểu về mặt kỹ thuật vì máy in trực tiếp từ file và không cần chế tạo bản kẽm. Điều cần cân nhắc là đơn giá mỗi tem ở bậc số lượng nhỏ, vì ba khoản chi phí đều tính theo tờ decal thay vì từng con tem.

Tem decal giấy dán lên chai lọ mỹ phẩm có bị bong không?

Có thể. Decal giấy kỵ nước và dễ cong mép trên bề mặt chai lọ, nên tem có thể bong hoặc nhòe mực khi tiếp xúc với hơi nước trong phòng tắm. Với chai lọ mỹ phẩm, nên dùng decal nhựa và thêm cán màng nếu sản phẩm thường xuyên bị cầm nắm.

File gửi xưởng cần chừa tràn lề bao nhiêu?

Cần chừa tràn lề quanh toàn bộ đường bế và lùi chữ vào trong đường bế một khoảng an toàn. Khoảng cách cụ thể còn tùy khuôn bế của từng lô, nên gửi file kèm đường bế để In Siêu Tốc xác nhận trước khi chạy máy.

Chi phí và độ bền của một lô tem phụ được quyết định từ khâu chọn chất liệu và dàn khổ, không phải lúc bấm nút in. Có hai điểm cần nhớ cho lô tiếp theo. Chọn chất liệu theo môi trường sản phẩm sẽ đi qua, không theo đơn giá. Đồng thời, số tem dàn được trên một tờ mới là yếu tố kéo đơn giá mỗi tem lên hoặc xuống. Khi đã có kích thước tem, số lượng và loại hàng, bạn gửi ba thông tin này cho In Siêu Tốc để được tư vấn chất liệu và báo giá đúng theo lô tem phụ cần in.

• Hotline: 0903.79.68.29 – 0907.707.770 – 028.397.22222
• Email: sales.insieutoc@gmail.com
• Văn phòng: 381 Nguyễn Sơn, P. Phú Thạnh, TP.HCM