In Tờ Rơi Tờ Gấp Cần Gì: Từ File Thiết Kế Đến Đường Cấn Gấp

Để in tờ rơi, tờ gấp đúng yêu cầu, cần chốt bảy nhóm thông tin trước khi gửi file cho xưởng gồm: khổ giấy và kiểu gấp, quy cách file thiết kế, loại giấy và định lượng, công nghệ in, các bước gia công, số lượng và bộ hồ sơ gửi xưởng. So với tờ rơi, tờ gấp cần thêm đường cấn gấp để đảm bảo vị trí tạo nếp chính xác. Sai thông số trong quá trình chuẩn bị có thể khiến lỗi chỉ phát hiện khi đã in xong, gây khó khăn khi xử lý.

Bài viết này sẽ tập trung vào điều kiện sản xuất tờ rơi, tờ gấp, không đề cập cách thiết kế thẩm mỹ. Nội dung lần lượt đi qua sự khác biệt giữa hai loại ấn phẩm, các thông số cần chốt, quy cách in, gia công, chi phí và hồ sơ gửi xưởng.

Tờ rơi và tờ gấp khác nhau ở đâu khi đưa vào in?

Tờ rơi là tờ in phẳng, sau khi in và cắt là có thể hoàn thiện thành phẩm. Tờ gấp cũng bắt đầu từ một tờ in phẳng, nhưng có thêm đường cấn và bước gấp để tạo thành nhiều mặt nội dung. Vì vậy, ngay từ khâu thiết kế, nội dung trên tờ gấp cần được chia theo từng mặt gấp và file phải thể hiện rõ vị trí đường cấn. Những điểm khác biệt này tạo ra một số yêu cầu riêng trong quá trình sản xuất.

• Bố cục bị chia theo mặt gấp: Tờ rơi có một khung nội dung liền. Còn tờ gấp chia thành các mặt riêng, nội dung vắt qua đường gấp bị bẻ gãy khi gấp lại, nên file phải đánh dấu sẵn đường cấn.
• Mặt gấp vào phải hẹp hơn: Ở tờ gấp ba kiểu cuộn, mặt gấp vào trong bị hai mặt ngoài bao lấy. Chia ba mặt bằng nhau đúng một phần ba khổ giấy thì mặt trong bị cấn mép, tờ gấp phồng lên. Mặt này cần hẹp hơn hai mặt ngoài vài milimet, con số cụ thể do xưởng chốt theo khổ.
• Thứ tự gia công bị ràng buộc: Cán màng phủ một lớp màng nhựa mỏng nên bề mặt cứng hơn. Giấy đã cán màng mà gấp thẳng không cấn thì lớp mực và lớp màng đứt thành vệt trắng dọc nếp, thợ in gọi là nứt gáy. Thứ tự bắt buộc là in, cán màng, cấn, rồi mới gấp.

In tờ rơi tờ gấp cần chốt những gì?

Khi in tờ rơi, tờ gấp, cần chốt bảy nhóm thông tin gồm: khổ giấy và kiểu gấp, quy cách file thiết kế, loại giấy và định lượng, công nghệ in, các bước gia công, số lượng, và bộ hồ sơ gửi xưởng.

1. Khổ giấy và kiểu gấp: quyết định cách chia bố cục và lượng nội dung trên mỗi mặt.
2. Quy cách file thiết kế: quyết định file có đáp ứng yêu cầu in ấn hay không.
3. Loại giấy và định lượng: ảnh hưởng đến cảm giác cầm và độ bền của ấn phẩm.
4. Công nghệ in: ảnh hưởng đến chi phí theo số lượng.
5. Các bước gia công: ảnh hưởng đến độ hoàn thiện của sản phẩm.
6. Số lượng: ảnh hưởng đến tổng chi phí và thời gian sản xuất.
7. Bộ hồ sơ gửi xưởng: giúp hạn chế việc trao đổi lại nhiều lần trước khi in.

Ba nhóm đầu thường do người đặt in xác định vì liên quan đến nội dung và ngân sách. Bốn nhóm còn lại nên trao đổi với xưởng trước khi chốt để chọn phương án phù hợp.

Chưa có file thiết kế thì cần chuẩn bị gì?

Nếu chưa có file thiết kế, bạn nên chuẩn bị đủ bảy nhóm thông tin trước khi tìm người dàn trang. Gồm mục đích và người nhận, nội dung, giá và ưu đãi, logo và hình ảnh, lời kêu gọi hành động và thông tin liên hệ, mẫu tham khảo, cùng khổ giấy và kiểu gấp.

• Mục đích sử dụng và đối tượng nhận: Cho biết tờ rơi dùng để phát tay, đặt tại quầy hay gửi cho khách doanh nghiệp, đồng thời xác định người nhận là ai. Thông tin này giúp chọn khổ giấy và lượng nội dung phù hợp.
• Nội dung đã được kiểm tra: Chuẩn bị nội dung hoàn chỉnh, đã kiểm tra chính tả và số liệu. Sửa nội dung sau khi dàn trang có thể phải chỉnh lại toàn bộ bố cục.
• Giá, ưu đãi và điều kiện áp dụng: Ghi rõ giá, thời hạn và điều kiện đi kèm để tránh sai thông tin khi tờ rơi đã được phát.
• Logo và ảnh sản phẩm bản gốc: Logo nên gửi dạng vector, ảnh dùng file gốc chưa nén. Ảnh tải từ Facebook hoặc Zalo thường đã giảm chất lượng nên dễ bị mờ khi in.
• Lời kêu gọi hành động, mã QR và thông tin liên hệ: Chốt hành động chính, số điện thoại, địa chỉ và các thông tin cần thiết. Mã QR nên được quét thử bằng điện thoại trước khi gửi.
• Mẫu tham khảo nếu có: Gửi ảnh hoặc đường link mẫu có phong cách gần với mong muốn để người dàn trang dễ hình dung.
• Kích thước và kiểu gấp mong muốn: Nếu chưa biết nên chọn khổ nào, hãy cho biết lượng nội dung để xưởng hoặc người dàn trang tư vấn khổ và kiểu gấp phù hợp.

Chốt khổ giấy và kiểu gấp

Khổ giấy quyết định lượng nội dung có thể đặt trên tờ in và chi phí trên mỗi tờ, còn kiểu gấp quyết định số mặt nội dung. Khổ lớn hơn thường có giá in cao hơn, nhưng diện tích sử dụng cũng tăng lên. Vì vậy, bạn nên chọn khổ dựa trên lượng thông tin cần trình bày, không chỉ dựa vào ngân sách. Khổ giấy và kiểu gấp cần được xác định trước khi viết nội dung.

Các khổ tờ rơi thông dụng và khi nào dùng khổ nào

Ba khổ giấy thông dụng gồm A5, A4 và A3, trong đó A5 phù hợp để phát tay, A4 thuận tiện đặt tại quầy hoặc kẹp hồ sơ, còn A3 thích hợp khi cần dán hoặc gấp thành tờ gấp nhiều mặt.

Xưởng vẫn nhận in theo kích thước riêng. Tuy nhiên, khổ ngoài chuẩn khó tối ưu khi dàn trên giấy in nên có thể làm tăng phần giấy dư và chi phí sản xuất. Vì vậy, giá thường được tính theo khổ chuẩn gần nhất hoặc báo riêng theo từng đơn hàng. Do đó, cùng diện tích, khổ lạ có thể có giá cao hơn A5, A4 hoặc A3.

4 kiểu gấp phổ biến và số mặt nội dung tương ứng

Bốn kiểu gấp phổ biến của tờ gấp gồm gấp đôi, gấp ba kiểu cuộn, gấp ba kiểu chữ Z và gấp cửa. Mỗi kiểu tạo ra cách chia nội dung và trải nghiệm mở tờ khác nhau. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở số đường cấn, cách các mặt giấy xếp lại và thứ tự người đọc tiếp cận từng phần nội dung.

Nội dung cần đọc theo trình tự nên dùng kiểu gấp cuộn, vì các mặt được mở lần lượt theo thứ tự đã sắp xếp. Với nội dung liền mạch như dòng thời gian hoặc bản đồ đường đi, gấp chữ Z sẽ phù hợp hơn. Gấp cuộn và gấp cửa cần thu hẹp một mặt để gấp vào trong, còn kiểu chữ Z có ba mặt bằng nhau.

File thiết kế phải đạt quy cách nào?

File in cần đủ bốn yếu tố kỹ thuật gồm tràn lề, lề an toàn, hệ màu CMYK với độ phân giải phù hợp và định dạng đúng, đồng thời chuyển phông chữ thành đường nét. Tờ gấp cần đánh dấu thêm đường cấn. Do máy cắt và máy cấn có sai số, file phải chừa phần dư để tránh mất nội dung khi gia công.

Tràn lề và lề an toàn

Tràn lề là phần nền được kéo dài ra ngoài kích thước thành phẩm, giúp che kín mép giấy nếu máy cắt bị lệch nhẹ. Lề an toàn là khoảng cách từ nội dung đến mép giấy, giúp chữ và hình ảnh không bị cắt phạm.

Hai khoảng này giúp hạn chế ảnh hưởng của sai số khi gia công, nên file in cần lớn hơn kích thước thành phẩm ở mỗi cạnh. Mức tràn lề tùy từng xưởng, vì vậy nên kiểm tra thông số trước khi thiết kế. Với tờ gấp, nội dung cũng cần cách xa đường cấn hơn lề an toàn để tránh nếp gấp làm nứt hoặc biến dạng phần mực.

Hệ màu và độ phân giải

File in cần dùng hệ màu CMYK, đồng thời hình ảnh phải đạt tối thiểu 300 DPI ở đúng kích thước in thực tế. Nếu để file ở hệ RGB, màu khi in có thể khác so với màu hiển thị trên màn hình.

Màn hình tạo màu bằng ánh sáng RGB, còn máy in tạo màu bằng bốn loại mực Cyan, Magenta, Yellow và Black. Vì vậy, những màu quá rực như xanh neon hoặc cam huỳnh quang có thể bị xỉn khi chuyển sang CMYK. Đây là giới hạn của mực in, không phải lỗi của xưởng. Ngoài ra, ảnh 300 DPI nếu phóng to gấp đôi sẽ chỉ còn 150 DPI, khiến viền chữ và hình ảnh dễ bị răng cưa khi in.

Định dạng file, font chữ và đường cấn gấp trong file

Nên gửi file PDF để in, phông chữ đã chuyển thành đường nét và tờ gấp có thêm lớp đánh dấu vị trí đường cấn.

• PDF để in: Giúp giữ nguyên bố cục, hình ảnh và vị trí chữ khi mở trên máy khác.
• Phông chữ chuyển thành đường nét: Đảm bảo chữ không bị thay đổi nếu máy xưởng không có đúng phông đã dùng.
• Lớp đánh dấu đường cấn: Giúp thợ xác định chính xác vị trí cần cấn, thay vì tự chia đều theo khổ giấy.

Nếu cần chỉnh sửa nội dung, có thể gửi thêm file gốc AI, INDD hoặc CDR. Việc thiếu lớp đánh dấu đường cấn dễ khiến vị trí cấn bị lệch, thậm chí đi qua phần chữ hoặc hình ảnh.

Chọn giấy và định lượng theo cách phát

Chọn giấy cho tờ rơi và tờ gấp nên dựa vào cách sử dụng trước, giá thành sau. Nếu phát tay với số lượng lớn, giấy mỏng sẽ dễ cầm và tiết kiệm chi phí. Nếu đặt tại quầy hoặc gửi cho khách doanh nghiệp, nên chọn giấy dày hơn để tạo cảm giác chắc chắn. Với tờ gấp, giấy cần đủ dày để giữ dáng nhưng giấy càng dày thì càng cần cấn trước khi gấp.

Định lượng giấy là số gram của một mét vuông giấy, ký hiệu là gsm. Định lượng càng cao thì giấy càng dày và cứng. Trên bảng giá, C100, C150 và C200 lần lượt là giấy Couche có định lượng 100, 150 và 200 gsm.

Giấy Couche có lớp phủ trên bề mặt nên mực ít thấm vào giấy, giúp hình ảnh in ra tươi màu và sắc nét, phù hợp với tờ rơi có nhiều hình sản phẩm. Giấy Ford không có lớp phủ nên bề mặt nhám, hút mực tốt nhưng dễ viết bằng bút bi. Vì vậy, Ford phù hợp với tờ rơi có ô điền thông tin như phiếu đăng ký hoặc khảo sát.

Chọn công nghệ in theo số lượng

Số lượng in ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn công nghệ. Lô nhỏ thường phù hợp với in kỹ thuật số vì không cần làm bản kẽm. Với đơn từ khoảng 1.000 tờ A4 trở lên, in offset bài riêng có thể tiết kiệm hơn nếu số lượng đủ lớn.

In offset truyền mực qua bản kẽm và trục cao su, cho màu sắc ổn định và đồng đều giữa các tờ. In kỹ thuật số in trực tiếp từ file nên gần như không có chi phí khởi tạo. Với offset, chi phí làm bản kẽm được tính cho cả lô, nên số lượng càng nhiều thì chi phí này chia trên mỗi tờ càng thấp.

Ngoài ra còn có in offset ghép bài, tức là ghép nhiều đơn có cùng loại giấy lên một tờ in lớn để chia chung chi phí bản kẽm. Cách này thường có giá thấp hơn, nhưng phải chọn khổ giấy và loại giấy theo lịch ghép của xưởng.

Cần gia công gì sau khi in?

Sau khi in, tờ rơi cần cắt thành phẩm và có thể thêm cán màng nếu cần. Với tờ gấp, cần cấn đường gấp trước khi gấp để giấy gấp đúng vị trí và hạn chế nứt mực.

• Cắt xén: Đây là bước bắt buộc để cắt tờ in lớn về đúng kích thước thành phẩm. Dao cắt luôn có sai số nhỏ, vì vậy file in cần chừa phần tràn lề để tránh lộ viền trắng.
• Cán màng: Phủ một lớp màng nhựa mỏng lên bề mặt giấy. Màng bóng giúp màu sắc nổi bật hơn, còn màng mờ hạn chế bám vân tay. Tờ rơi dùng ngoài trời hoặc tờ gấp được cầm nhiều lần nên cán màng để tăng độ bền. Với tờ rơi phát một lần rồi bỏ, cán màng có thể không cần thiết.
• Cấn đường gấp: Đây là bước riêng của tờ gấp. Máy sẽ ép một rãnh theo đúng vị trí cần gấp, giúp giấy bẻ dễ hơn và hạn chế nứt lớp mực. Giấy càng dày hoặc đã cán màng càng cần cấn. Chi phí được tính theo số lượt cấn. Hai đường cấn trên một tờ sẽ tính hai lượt. Mức giá tham khảo là 5.000 đồng/lượt cho 1–5 lượt, 4.000 đồng/lượt cho 6–10 lượt và từ 11 lượt trở lên tính theo lô.
• Bo góc và khoan lỗ: Đây là hai bước tùy chọn, dùng khi cần treo tờ rơi lên móc hoặc muốn hạn chế quăn góc.

Mỗi công đoạn gia công được tính thành một khoản chi phí riêng, theo số lượng hoặc số lượt thực hiện.

Số lượng ảnh hưởng tới chi phí ra sao?

Giá in mỗi tờ thường giảm khi số lượng tăng, trong khi chi phí gia công được tính theo từng lô. Vì vậy, đơn ít tờ sẽ có chi phí gia công tính trên mỗi tờ cao hơn. Bảng dưới đây áp dụng cho khổ A4, in hai mặt, không cán màng và in kỹ thuật số.

Chi phí cắt gia công được tính theo lô. Lô 1-100 tờ có giá 35.000 VNĐ, còn lô 1.000-2.000 tờ là 80.000 VNĐ. Vì đây là khoản cố định theo lô nên khi chia cho số lượng ít như 30 tờ, chi phí trên mỗi tờ sẽ cao hơn nhiều so với lô 1.000 tờ. Chi phí cấn cũng giảm theo số lượt, từ 5.000 VNĐ/lượt ở số lượng ít xuống còn 250 VNĐ/lượt khi tổng số lượt vượt 1.000. Với giấy từ C250 trở lên, mỗi tờ có thêm phụ phí 350 VNĐ ở khổ A5 và 600 VNĐ ở khổ A4.

Các mức giá trên chỉ mang tính tham khảo cho đúng cấu hình trong bảng. Giá thực tế còn phụ thuộc vào loại giấy, số mặt in, số lượng và các bước gia công đi kèm. Vì vậy, nên lấy báo giá chính thức từ xưởng trước khi chốt đơn.

Cần gửi những gì cho xưởng và mất bao lâu?

Khi gửi yêu cầu in, bạn nên cung cấp đủ năm thông tin để xưởng báo giá và xử lý đơn nhanh hơn. Nếu thiếu một mục, xưởng có thể phải liên hệ lại để xác nhận, khiến thời gian làm hàng kéo dài.

1. File in: … (PDF đúng quy cách, đã chuyển phông chữ thành đường nét và có tràn lề. Tờ gấp cần thêm lớp đánh dấu đường cấn)
2. Khổ và kiểu gấp: … / … (Ghi rõ kích thước thành phẩm và kiểu gấp mong muốn)
3. Giấy và định lượng: … (Ví dụ C150)
4. Số lượng: … tờ (Ghi rõ số tờ cần in)
5. Gia công: … (Cán màng mờ hay bóng, số đường cấn, bo góc, khoan lỗ)

Ví dụ:

1. File PDF A4, tràn lề 2 mm, đã chuyển font thành đường nét, có đánh dấu 1 đường cấn ở giữa.
2. Thành phẩm A4, gấp đôi ở giữa.
3. Giấy Couche C150.
4. 1.000 tờ.
5. Cán màng mờ 1 mặt, 1 đường cấn, không bo góc.

Gửi đủ thông tin cho dịch vụ in tờ rơi của In Siêu Tốc, bạn có thể nhận báo giá trong khoảng 1 giờ. Đơn offset không gấp thường nhận hàng sau 1–2 ngày làm việc. File có sẵn được hỗ trợ sửa cơ bản miễn phí; nếu cần thiết kế mới, chi phí từ 350.000 VNĐ/mẫu.

Ba lỗi làm hỏng cả lô tờ gấp

Sau khi chốt đủ bảy nhóm thông tin gồm khổ giấy và kiểu gấp, quy cách file thiết kế, loại giấy và định lượng, công nghệ in, các bước gia công, số lượng và bộ hồ sơ gửi xưởng, vẫn có thể phát sinh lỗi nếu file hoặc cách gia công chưa được kiểm tra kỹ. Ba lỗi thường gặp là đường cấn đi qua chữ, nếp gấp bị nứt do không cấn và tờ gấp bị phồng, không nằm phẳng.

• Đường cấn đi qua chữ: Thường xảy ra khi file không có lớp đánh dấu vị trí cấn, khiến thợ phải tự chia theo khổ giấy. Có thể tránh lỗi này ngay từ bước dựng file.
• Nếp gấp bị nứt: Xảy ra khi giấy được gấp ngay sau khi cán màng mà không cấn trước. Cần chốt rõ thứ tự gia công với xưởng.
• Tờ gấp không nằm phẳng: Với kiểu gấp cuộn, nếu chia ba mặt bằng nhau, phần gấp vào trong dễ bị cấn mép và khiến tờ bị phồng. Vì vậy, cần tính kích thước từng mặt ngay từ khi dựng file.

Ba lỗi này đều có thể phát hiện trước khi in hàng loạt. Khi duyệt mẫu, nên yêu cầu xưởng làm một mẫu gấp thật bằng đúng loại giấy dự kiến in để kiểm tra nếp gấp và độ phẳng, thay vì chỉ xem file trên màn hình.

Câu hỏi thường gặp

Tờ gấp có bắt buộc cán màng không?

Không bắt buộc cán màng, mà tùy vào thời gian và môi trường sử dụng. Tờ gấp đặt trên quầy trong thời gian dài hoặc dùng ngoài trời nên cán màng để chống ẩm và trầy xước. Tờ gấp phát một lần có thể bỏ qua bước này. Nếu đã cán màng, cần cấn đường gấp trước khi gấp để hạn chế nứt lớp màng.

In tờ rơi số lượng ít có được không?

Được. In kỹ thuật số phù hợp với đơn từ vài tờ vì không cần làm bản kẽm. Tuy nhiên, đơn giá mỗi tờ ở số lượng ít sẽ cao hơn đáng kể so với đơn từ 1.000 tờ. Với khổ A4, in hai mặt, không cán màng, giá tham khảo là 5.600 VNĐ/tờ cho 10–29 tờ và 2.730 VNĐ/tờ từ 1.000 tờ. Ngoài ra, chi phí cắt vẫn tính theo lô nên đơn ít tờ sẽ chịu phí gia công cao hơn.

Chưa có file thiết kế thì bắt đầu từ đâu?

Hãy chốt khổ giấy và kiểu gấp trước, vì hai yếu tố này quyết định tờ gấp có bao nhiêu mặt nội dung. Sau đó, phân chia nội dung cho từng mặt rồi mới bắt đầu dựng file. Bạn có thể tự thiết kế theo các quy cách đã nêu hoặc gửi nội dung cho In Siêu Tốc thiết kế theo gói, với chi phí từ 350.000 VNĐ/mẫu.

Bảy nhóm thông tin là những điều kiện cần chốt trước khi sản xuất một lô tờ rơi. Với tờ gấp, ngoài các thông tin này còn cần xác định đường cấn và kiểu gấp. Sau khi kiểm tra file theo đúng quy cách, hãy gửi đủ năm thông tin trong hồ sơ đặt in để xưởng báo giá chính xác.

Bạn có thể gửi file và số lượng cho In Siêu Tốc để được tư vấn loại giấy, định lượng và gia công phù hợp.

• Hotline: 0903.79.68.29 – 0907.707.770 – 028.397.22222
• Email: sales.insieutoc@gmail.com
• Văn phòng: 381 Nguyễn Sơn, P. Phú Thạnh, TP.HCM