Cách in tem nhãn phụ cho hàng nhập khẩu đúng quy định

Để in tem nhãn phụ, bạn cần chuẩn bị nội dung tem bằng tiếng Việt, đo vùng dán, chọn decal, chuẩn bị máy in, phần mềm, thiết kế và in thử trước khi in cả lô. Làm đúng từng bước giúp tem rõ ràng, đủ thông tin và vừa với vị trí dán trên sản phẩm, đồng thời hạn chế sai sót khi in số lượng lớn. Với hàng nhập khẩu, tem phụ cũng cần đáp ứng các quy định về ghi nhãn hàng hóa trước khi lưu thông trên thị trường.

Trong bài viết này, In Siêu Tốc sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 6 bước tự in tem nhãn phụ, tóm tắt 5 quy định pháp luật cần lưu ý, so sánh tự in với đặt xưởng và chỉ ra các lỗi thường khiến tem phải in lại. Trong đó, phần quan trọng nhất không phải là máy in mà là việc xác định đúng nội dung cần thể hiện trên tem.

Hướng dẫn 6 bước tự in tem nhãn phụ

Để tự in tem nhãn phụ, bạn cần chốt nội dung trên tem, xác định kích thước, vị trí dán, chọn loại decal, chuẩn bị máy in và phần mềm, thiết kế file rồi in thử trước khi in cả lô. Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự để hạn chế sai kích thước, sai chất liệu hoặc phải in lại tem.

Bước 1: Xác định nội dung bắt buộc trên tem

Tem nhãn phụ phải được thể hiện bằng tiếng Việt, gồm 4 nhóm nội dung theo khoản 1 Điều 42 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

• Nội dung chung: Tên hàng hóa, tên và địa chỉ của tổ chức chịu trách nhiệm (nhà sản xuất và đơn vị nhập khẩu), xuất xứ hàng hóa.
• Nội dung theo ngành hàng: Bổ sung thông tin theo quy định riêng của từng mặt hàng như định lượng, thành phần, ngày sản xuất, hạn sử dụng, cảnh báo, số công bố…
• Nguyên tắc: Dịch chính xác từ nhãn gốc, đối chiếu với chứng từ hải quan và hồ sơ công bố, không phóng đại công dụng.

Với sản phẩm có nhiều công dụng, như kem dưỡng kết hợp chống nắng, cần xác định nhóm hàng dựa trên công dụng chính. Người nhập khẩu chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của nội dung tem theo khoản 3 Điều 40, nên thông tin công dụng cần khớp với nhãn gốc và hồ sơ sản phẩm.

Bước 2: Đo vùng dán và chốt kích thước tem

Bạn cần đo phần trống trên bao bì thương phẩm để chọn khổ tem phù hợp với diện tích dán. Chừa riêng các thông tin bắt buộc trên nhãn gốc và không dán tem phụ che khuất những nội dung này.

Sau khi đo vùng dán, bạn hãy chọn khổ tem phù hợp với diện tích dán và lượng thông tin cần in. Một số khổ tem cuộn phổ biến là 35 × 22 mm, 50 × 30 mm, 60 × 40 mm và 100 × 50 mm, có thể lựa chọn theo kích thước bao bì và loại máy in.

Cân đối cỡ chữ với khổ tem, bảo đảm nội dung rõ ràng, dễ đọc và nổi bật trên nền tem. Chữ và số trên nhãn phải cao tối thiểu 0,9 mm.

Nếu bao bì quá nhỏ, không đủ chỗ để thể hiện nội dung, có thể sử dụng nhãn điện tử theo điều kiện quy định hoặc gắn nhãn vật lý lên bao bì đối với hàng nhập khẩu có kích thước nhỏ.

Bước 3: Chọn chất liệu decal và mực in tương ứng

Khi tự in tem nhãn phụ bằng máy in mã vạch để bàn, bạn hãy chọn decal phù hợp với môi trường sử dụng và chọn ribbon (mực in mã vạch) dựa trên chất liệu decal. Decal giấy thường dùng ribbon Wax hoặc Wax/Resin, còn decal nhựa PVC/PP nên dùng Ribbon Resin hoặc Wax/Resin để mực bám chắc trên bề mặt.

• Decal giấy có chi phí thấp, chữ in rõ và phù hợp với hàng khô, thời gian lưu kho ngắn. Nếu tem có thể tiếp xúc với nước hoặc độ ẩm, hãy chuyển sang decal nhựa.
• Decal nhựa PVC/PP chống nước tốt, thích hợp cho mỹ phẩm dạng chai lọ, hàng bảo quản lạnh hoặc sản phẩm thường xuyên được cầm nắm. Với loại decal này, dùng Ribbon Resin hoặc Wax/Resin; nếu chọn sai ribbon có thể khiến mực khó bám hoặc dễ bị cọ xát làm mất chữ.
• Decal trong, decal sữa hoặc tem cán màng thường không phải là lựa chọn phù hợp khi tự in bằng máy in để bàn. Với các loại tem này, bạn nên đặt in tại xưởng để đảm bảo chất liệu và phương pháp gia công phù hợp.

Bước 4: Chuẩn bị máy in tem nhãn và phần mềm

Tự in tem nhãn phụ tại kho cần máy in tem nhãn để bàn, decal cuộn và phần mềm dàn nội dung, thiết lập kích thước rồi gửi lệnh in.

• Chọn công nghệ in: Máy nhiệt trực tiếp (Direct Thermal) không dùng ribbon nhưng dễ phai khi gặp ánh sáng và nhiệt; chữ có thể tự mờ sau 3-6 tháng và mất màu hoàn toàn nếu dùng cho hàng lưu kho dài ngày như thực phẩm, mỹ phẩm. Nếu bạn cần tem dùng lâu, nên chọn máy truyền nhiệt gián tiếp (Thermal Transfer) vì máy dùng ribbon Wax/Resin, chi phí cao hơn nhưng bản in bền màu hơn.
• Kiểm tra độ phân giải: Với tem có chữ nhỏ dưới 6-7 pt, bạn nên chọn máy in có độ phân giải tối thiểu 300 DPI để hạn chế răng cưa và mất nét. Máy 203 DPI chỉ nên dùng cho tem ít nội dung, cỡ chữ lớn vì độ phân giải này khó giữ nét khi in chữ nhỏ.
• Kiểm tra khổ in: Khổ in tối đa của máy phải lớn hơn chiều rộng tem cần in, chẳng hạn, tem rộng 50 mm thì máy phải hỗ trợ khổ in trên 50 mm. Đồng thời, máy phải hỗ trợ đúng loại decal đã chọn.
• Thiết lập phần mềm: Có thể dùng BarTender hoặc NiceLabel để tạo khung tem đúng kích thước thực tế theo mm, bố trí nội dung và gửi lệnh in. Nên chừa khoảng cách lề 1,5-2 mm để hạn chế nội dung sát mép hoặc bị lệch khi in tem cuộn.

Bước 5: Thiết kế tem và in thử tem mẫu

Tem nhãn phụ nên được thiết kế dễ đọc bằng phông chữ không chân như Arial, chọn màu chữ tương phản với nền và sắp xếp nội dung theo danh sách đã duyệt ở bước 1. Nên chừa một khoảng lề quanh mép để hạn chế chữ bị cắt khi cuộn decal chạy lệch.

Trước khi in hàng loạt, hãy in thử 1-2 tem mẫu và kiểm tra:

• Độ sắc nét: Chữ nhỏ, ký hiệu và mã vạch (nếu có) phải rõ ràng, dễ đọc và có thể quét được. Chiều cao chữ cũng phải đạt tối thiểu 0,9 mm.
• Độ bám mực: Miết nhẹ lên mặt tem để kiểm tra mực có bị nhòe hoặc tróc không.
• Độ bám dính: Dán thử tem lên đúng bề mặt sản phẩm để xem keo có bám chắc và mép tem có bị bong không.
• Nội dung: Đối chiếu lại với danh sách đã duyệt để bảo đảm thông tin được in đầy đủ và chính xác.

Bước 6: In hàng loạt và dán tem lên sản phẩm

Tem nhãn phụ phải được dán trực tiếp trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm và không che khuất nội dung bắt buộc của nhãn gốc.

Trước khi dán, bạn cần làm sạch bụi bẩn, dầu mỡ và lau khô hơi nước đọng trên bề mặt bao bì. Sau đó, miết đều từ giữa tem sang hai bên để tản bọt khí, giúp keo bám phẳng và chắc chắn. Bạn nên dự trù in dư khoảng 3-5% số lượng tem để bù cho các trường hợp dán lệch hoặc tem bị hỏng trong quá trình thao tác. Không dùng tem đã bóc ra để dán lại vì lớp keo có thể bị giảm độ bám.

Quy định pháp luật hiện hành về tem nhãn phụ

Khi tự in tem nhãn phụ, bạn cần lưu ý 4 quy định sau:

• Quy định về thông tin bắt buộc: Tem phải có tên hàng hóa, tên và địa chỉ của tổ chức chịu trách nhiệm, xuất xứ và các thông tin bổ sung theo từng nhóm hàng. Hàng nhập khẩu còn phải đáp ứng yêu cầu riêng về nội dung nhãn gốc khi làm thủ tục hải quan.
• Quy định về vị trí dán tem: Tem phải được dán trực tiếp trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm và không được che khuất nội dung bắt buộc của nhãn gốc.
• Quy định về dịch thuật: Nội dung tem phải được thể hiện bằng tiếng Việt và được dịch đúng theo thông tin trên nhãn gốc.
• Quy định về thiết kế: Chữ và số phải có chiều cao tối thiểu 0,9 mm để đọc được bằng mắt thường. Với hàng nhập khẩu có kích thước nhỏ, không đủ chỗ để thể hiện nội dung, có thể sử dụng nhãn vật lý gắn trên bao bì hoặc nhãn điện tử theo quy định. Nếu bán hàng trên sàn TMĐT, thông tin nhãn cũng phải được công khai đầy đủ trên nền tảng bán hàng.

Hàng nhập khẩu có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài nhưng không có nhãn phụ tiếng Việt có thể bị xử phạt. Mức phạt tùy theo giá trị lô hàng vi phạm và kèm theo các biện pháp khắc phục hậu quả.

Nên tự in tem nhãn phụ hay đặt xưởng in?

Tự in tại kho phù hợp với lô nhỏ, nhiều mã sản phẩm hoặc khi cần tem ngay. Đặt xưởng phù hợp với lô lớn, mẫu tem ổn định hoặc khi cần vật liệu và gia công mà máy để bàn khó đáp ứng.

Tự in tại kho

• Linh hoạt: Có thể in và dán ngay, đồng thời dễ dàng thay đổi nội dung như hạn sử dụng, số lô hoặc mã sản phẩm.
• Tiết kiệm với lô nhỏ: Không phải đặt số lượng lớn khi mỗi mã chỉ cần vài chục tem.
• Chi phí đầu tư: Phải mua máy in, decal và các vật tư liên quan.
• Giới hạn gia công: Máy để bàn thường không cán màng hoặc bế theo hình, nên khó đáp ứng các loại tem cần chống ẩm, chống ma sát hoặc có hình dạng đặc biệt.
• Chất lượng in: Máy có độ phân giải thấp có thể khiến chữ nhỏ bị mờ, nhất là với tem chứa nhiều thông tin.

Đặt xưởng in

• Nhiều lựa chọn vật liệu: Có thể dùng decal trong, decal sữa, decal xi bạc hoặc cán màng để tăng độ bền.
• Gia công đa dạng: Có thể bế tem theo hình dạng bao bì và tận dụng diện tích dán mà không che nhãn gốc.
• Không cần mua máy: Xưởng xử lý toàn bộ công đoạn in và gia công; đơn giá mỗi tem thường giảm khi số lượng tăng lên.
• Kém linh hoạt: Cần thời gian để sản xuất và phải đặt lại khi nội dung tem thay đổi.
• Yêu cầu file in: Thường cần chuẩn bị file đúng quy cách, chẳng hạn hệ màu CMYK và định dạng PDF hoặc AI.

Bạn cũng có thể kết hợp hai phương án: tự in các lô nhỏ hoặc sản phẩm mới, sau đó đặt xưởng khi số lượng ổn định và cần tem bền hoặc có yêu cầu gia công đặc biệt.

Nếu cần decal nhựa, cán màng hoặc bế theo hình, In Siêu Tốc có thể tư vấn chất liệu dựa trên nội dung tem, kích thước vùng dán và môi trường sử dụng.

5 lỗi thường gặp khi in tem nhãn phụ

Năm lỗi dưới đây có thể khiến tem nhãn phụ không hợp lệ hoặc phải in lại cả lô, dù hình thức tem vẫn đẹp và rõ nét.

• Thiếu nội dung theo nhóm hàng: Chỉ ghi tên hàng hóa, thông tin tổ chức chịu trách nhiệm và xuất xứ nhưng bỏ qua các thông tin bắt buộc riêng của từng nhóm hàng theo Phụ lục I, chẳng hạn thành phần, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc hướng dẫn sử dụng.
• Che khuất nhãn gốc: Tem phụ dán đè lên hạn sử dụng, xuất xứ hoặc nội dung bắt buộc khác. Nên đo vùng dán trước khi thiết kế.
• Dịch sai bản chất hàng hóa: Nội dung bổ sung khiến người đọc hiểu sai thông tin trên nhãn gốc. Lỗi này thường xuất hiện ở phần mô tả công dụng.
• Chữ quá nhỏ hoặc bị nhòe: Chữ thấp hơn 0,9 mm hoặc máy in có độ phân giải thấp khiến chữ khó đọc.
• Tem bong hoặc cong mép khi gặp ẩm: Thường do dùng decal giấy cho hàng lạnh, môi trường ẩm hoặc dán lên bề mặt chưa sạch, chưa khô.

Câu hỏi thường gặp

Tem nhãn phụ phải dán lên từng sản phẩm hay chỉ thùng carton?

Tem phải dán trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm, tức bao bì mà người tiêu dùng nhận được khi mua, không phải thùng carton dùng để vận chuyển. Lô hàng đóng thùng vẫn cần tem trên từng đơn vị sản phẩm bán lẻ.

Có được dán tem nhãn phụ đè lên nhãn gốc không?

Được, miễn là không che khuất các nội dung bắt buộc của nhãn gốc (Điều 40 khoản 2). Vùng nhãn gốc chỉ chứa hình ảnh trang trí hoặc thông tin không bắt buộc thì bạn có thể dán đè lên, còn tên hàng, xuất xứ và hạn dùng thì phải chừa ra.

Hàng nhập khẩu bán trên Shopee, TikTok Shop có cần tem nhãn phụ không?

Có và còn thêm một nghĩa vụ nữa: công khai toàn bộ nội dung nhãn ngay trên nền tảng bán hàng (Điều 41 khoản 5). Nghĩa là ngoài con tem dán trên sản phẩm, bạn phải đăng đầy đủ thông tin nhãn lên trang sản phẩm của mình.

Chất lượng tem nhãn phụ dựa trên việc xác định đúng nội dung, kích thước và vật liệu trước khi in. Một con tem in sắc nét vẫn chưa đủ nếu nội dung không khớp với nhãn gốc, chữ nhỏ hơn quy định hoặc decal không phù hợp với điều kiện bảo quản.

Khi lô hàng cần decal đặc biệt, cán màng hoặc gia công mà máy tại kho không đáp ứng được, bạn có thể gửi nội dung tem và kích thước vùng dán cho In Siêu Tốc để được tư vấn loại decal phù hợp.

• Hotline: 0903.79.68.29 – 0907.707.770 – 028.397.22222
• Email: sales.insieutoc@gmail.com
• Văn phòng: 381 Nguyễn Sơn, P. Phú Thạnh, TP.HCM