Cách In Tem Nhãn Chỉ Với Vài Thao Tác Excel

Tem nhãn là một yếu tố quan trọng và không thể thiếu trên sản phẩm khi được đưa ra thị trường. Nó là dấu hiệu để người mua, người bán nhận diện và phân biệt được thương hiệu. Trong bài viết sau đây, In Siêu Tốc sẽ giới thiệu đến bạn cách in tem nhãn bằng excel với các thao tác đơn giản và nhanh chóng nhất.

1 Hướng dẫn cách in tem nhãn trong Excel

Thông thường, tem nhãn sẽ có mã vạch ở dạng 1D hoặc 2D để chứa các thông tin cần thiết của sản phẩm. Nếu bạn cần in tem nhãn có mã vạch thì đầu tiên cần chuyển đổi mã sản phẩm thành mã vạch thông qua Word, Excel,… hoặc các phần mềm hỗ trợ in barcode online.

Trường hợp bạn chỉ cần in tem nhãn thông thường, không có mã vạch thì có thể bỏ qua bước trên. Ngoài ra, để việc in ấn được thuận lợi hơn thì bạn nên chuyển đổi file cần in qua Word. Nhờ vậy mà việc chỉnh sửa tem như căn chỉnh kích thước, nội dung,… sẽ dễ dàng hơn, không bị lệch. Dưới đây là cách in tem nhãn trong Excel chi tiết và dễ hiểu nhất.

1.1 Hướng dẫn cách in tem nhãn nhanh

Bạn thực hiện theo các bước sau:

(1) Cài đặt Fonts mã vạch cần in (nếu có) → (2) Tạo file dữ liệu trên Excel → (3) Thiết kế, định dạng tem nhãn trên Word → (4) Chèn dữ liệu tự động từ file Excel qua file Word → (5) Thực hiện in ấn.

1.2 Hướng dẫn chi tiết cách in tem nhãn

Bước 1: Cài đặt Fonts mã vạch cần in (nếu có)

Đầu tiên, bạn tìm kiếm các Fonts chữ mã vạch cần in trên internet và tải về thiết bị để sử dụng cho Word và Excel. Tiếp theo giải nén tệp vừa tải và nhấn Install để cài đặt. Sau đó, bạn có thể sử dụng Fonts mã vạch này trên phần mềm Word hoặc Excel bình thường.

Bước 2: Tạo file dữ liệu trên Excel

Bạn mở phần mềm Excel và tạo một file để lưu trữ các thông tin cần thiết đến sản phẩm cần in. Trong đó gồm các trường thông tin cần có như: tên sản phẩm, mã barcode. Ngoài ra, bạn có thể thêm các trường thông tin khác như: phân loại, giá cả, số lượng… tùy theo yêu cầu của mỗi cá nhân. Hoặc bạn cũng có thể tham khảo file mẫu như hình.

Bước 3: Thiết kế, định dạng tem nhãn trên Word

Bạn mở phần mềm Word và tạo một file để thiết kế, định dạng mẫu tem nhãn cần in. Tiếp theo, bạn sẽ định dạng kích thước nhãn cần in trên máy in mã vạch (máy in laser) như sau:

• Chọn Mailings → Start Mail Merge → Label

• Trên cửa sổ vừa xuất hiện, bạn thực hiện như sau:

Điều chỉnh kích thước tem nhãn

• Bấm New Label để chọn khổ tem nhãn
• Bấm Details để chỉnh sửa kích thước tem nhãn

• Trên giao diện tiếp theo, bạn điều chỉnh các thông số của tem nhãn

• Label height: Chiều cao tem nhãn
• Label width: Chiều rộng (độ rộng) tem nhãn
• Number across: Số tem trên một hàng (số cột)
• Number down: Số hàng
• Kích thước trang (Page size): Chọn Custom
• Page width: Chiều rộng của toàn bộ trang
• Page height: Chiều cao của toàn bộ trang

• Khi đã hoàn tất bấm OK để lưu lại định dạng này.

Sau đó, bạn kiểm tra lại tem nhãn trên bản in file Word đã có kích thước đúng với mong muốn của mình chưa. Nếu chưa thì bạn tiếp tục lặp lại bước trên để điều chỉnh lại thông số của tem nhãn cho hợp lý.

Bước 4: Chèn dữ liệu tự động từ file Excel qua file Word

Bước kế tiếp, bạn tiến hành chèn dữ liệu từ file Excel (đã làm ở bước 2) vào file Word. Các bước thực hiện như sau:

• Chọn Mailing → Use an Existing List…

• Trên hộp thoại hiện ra, bạn nhấn chọn file Excel đã tạo trước đó.

• Tiếp theo nhấn Insert Merge Field để điều chỉnh các thông tin cần in trên tem nhãn → Nhấn chọn từng trường thông tin theo các vị trí bạn muốn. Một lưu ý là bạn cần chỉnh sửa Fonts hợp lý cho các trường dữ liệu. Ví dụ: trường “name” – Fonts chữ tùy ý, trường barcode – Fonts mã vạch,…

• Sau khi điều chỉnh xong, bạn nhấn Preview Results → Update labels để kiểm tra lại tem nhãn có đúng với thiết kế chưa.

• Cuối cùng, bạn nhấn Finish & Merge Finish → Nhấn chọn 1 trong các tùy chọn in.

• All: in toàn bộ bảng excel
• Current record: In dữ liệu hiện thời (dòng đầu tiên)
• From __ To __: Chọn in theo dòng

Bước 5: Thực hiện in ấn

• Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp lệnh in.

• Tại Printer chọn thiết bị in đã kết nối
• Nhấn Print để bắt đầu quá trình in ấn.

Lưu ý: Bạn nên in mẫu 1 tờ để xem thành phẩm có đúng yêu cầu không để tránh trường hợp in hỏng với số lượng lớn.

2 Cách khắc phục lỗi thường gặp khi in tem nhãn

2.1 Khắc phục lỗi in không rõ nét

• Đặc điểm nhận dạng: Tem nhãn bị mờ, không nhìn rõ chữ, chữ được chữ mất.
• Nguyên nhân lỗi: Trường hợp này thường do sử dụng giấy in có chất lượng kém hoặc không phù hợp với mực in.
• Cách khắc phục: Sau khi nhấn Ctrl + P để bật lệnh in, bạn cần điều chỉnh thông tin như sau.
  • Chọn Properties (hoặc Settings) → Material Settings
  • Thay đổi Normal Paper thành Labels Printing. Tùy chọn này sẽ làm giảm tốc độ in và tăng nhiệt áp ở đầu in. Do đó tạo nên áp suất lớn trên bề mặt và tăng độ bám dính của mực lên chất liệu in.
  • Bấm Save để ghi nhớ định dạng in.

2.2 Khắc phục lỗi chữ in bị lệch khỏi tem

• Đặc điểm nhận dạng: Thông tin trên tem nhãn bị xô lệch ra khỏi khung tem dẫn đến mất nội dung.
• Nguyên nhân: Lỗi trong cách in tem nhãn này thường là vì định dạng sai hoặc không phù hợp với tem nhãn.
• Cách khắc phục:
  • Cách 1
    • Chọn Page Layout → Size → More paper sizes
    • Chọn Page Setup → Paper
    • Tại cửa sổ hiện ra, bạn điều chỉnh lại thông số Width và Height
    • Nhấn OK để hoàn tất.
  • Cách 2:
    • Chọn Page Layout → Margins → Custom margins
    • Chọn Page setup → Chọn Margins
    • Tại cửa sổ hiện ra, điều chỉnh các thông số Top/Left, hay Top/Bottom sao cho tem nhãn cân đối nhất
    • Nhấn OK để hoàn tất.

3. Những lưu ý trong cách in tem nhãn

Khi bạn muốn làm tem nhãn hoặc tìm hiểu cách in tem nhãn thì việc đầu tiên cần làm là đặt tên sản phẩm và đăng ký bản quyền thương hiệu. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý những vấn đề sau để có được thành phẩm như ý muốn:

• Chú ý đến kích thước của tem nhãn: Khi in tem nhãn, bạn cần chú ý chọn lựa kích thước sao cho vừa vặn nhất với sản phẩm. Điều này sẽ làm tăng tính thẩm mỹ và giúp sản phẩm thu hút, bắt mắt hơn. Ngoài ra, kích thước tem nhãn cũng được lựa chọn dựa trên vị trí bạn muốn dán nó.
• Xác định chất liệu in tem nhãn: Bạn hãy căn cứ vào phân loại sản phẩm và chất liệu lớp đóng gói (nếu có) để chọn được chất liệu in tem nhãn phù hợp. Các loại in tem nhãn thường gặp như tem nhãn giấy, nhựa, vải, kim loại,… nhưng phổ biến nhất vẫn là giấy decal.
• Xác định công nghệ in phù hợp: Dựa vào chất liệu in, bạn sẽ chọn được công nghệ in phù hợp nhất. Một số công nghệ hiện nay là: in offset, in laser, in digital, in flexo,…
• Xác định mực in phù hợp: Chọn mực in phù hợp với chất liệu và công nghệ sẽ làm tăng độ bền cho tem nhãn. Có nhiều loại mực in như mực in mã vạch wax, resin, mực in mã vạch wax resin,…
• Xác định giá in tem nhãn phù hợp với ngân sách của bạn.
• Lưu ý khi in tem nhãn có mã vạch:
  • Mã vạch phải in bằng máy in chuyên dụng cho mã vạch vì với chất liệu giấy thông thường thì tem nhãn sẽ bị mờ và không thể dùng để truy xuất nguồn gốc sản phẩm được.
  • Bạn có thể in riêng mã vạch trên decal rồi dán lên tem nhãn.
  • Bạn phải đăng ký mã vạch sản phẩm tại cục mã số mã vạch Việt Nam thì nó mới có giá trị sử dụng.

Như vậy, In Siêu Tốc đã giới thiệu cho bạn cách in tem nhãn đơn giản, nhanh chóng bằng phần mềm Excel. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ biết thêm nhiều thông tin bổ ích cho quá trình in tem nhãn của mình.